Instrukcja obsługi portalu

1. Czym jest EasyKSeF?

EasyKSeF to internetowa aplikacja, która pomaga przeglądać i porządkować faktury ujawnione w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF).

W praktyce dostępne są m.in. następujące możliwości:

• pobranie z KSeF listy faktur za wybrany okres,
• filtrowanie i sortowanie dokumentów na liście,
• otwarcie podglądu faktury w czytelnej formie,
• pobranie pliku XML lub PDF,
• dopisanie własnego opisu, tagów i innych informacji pomocnych w pracy — w zakresie nadanych uprawnień.

Aplikacja nie zastępuje oficjalnej strony Ministerstwa Finansów ani programu księgowego — ułatwia zbiór i przegląd dokumentów z KSeF w jednym miejscu.

2. Dla kogo jest ta instrukcja?

Dla osób logujących się do portalu firmowego: administratorów firmy, pracowników z kontem w portalu oraz innych użytkowników, którym nadano dostęp.

Personel biura (księgowy, administrator systemu) korzysta z osobnej ścieżki logowania i panelu biura (/office-dashboard). Rozdziały o panelu klienta dotyczą głównie widoku firmy klienta.

Przy pierwszym wejściu do portalu firmowego zwykle wystarczy link aktywacyjny z wiadomości e-mail (ustawienie hasła). Kolejne logowania: adres e-mail i hasło. W razie braku wiadomości lub problemów z aktywacją — kontakt z naszym zespołem albo administratorem firmy.

3. Słowniczek — najważniejsze pojęcia

NIP

Dziesięciocyfrowy identyfikator firmy (bez spacji i kresek); identyfikuje firmę w panelu, nie służy już do logowania w portalu klienta.

KSeF

Państwowy system e-faktur; tam powstają i są przechowywane „oryginały” elektronicznych faktur.

Konto portalowe (e-mail)

Dostęp do portalu klienta: adres e-mail + hasło ustawione przy aktywacji (link z zaproszenia).

Link aktywacyjny / zaproszenie

Wiadomość e-mail z jednorazowym linkiem do ustawienia hasła i wejścia do firmy.

Administrator firmy

Konto z pełnymi uprawnieniami w firmie (m.in. grupy widoczności, pracownicy, zaproszenia). W aplikacji może być widoczna nazwa roli np. „Admin firmy”.

Pracownik firmy

Konto z ograniczeniami; czasem nie może samodzielnie tworzyć tagów ani definicji kolumn — zależy od ustawień grupy widoczności ustalonych przez administratora firmy.

Przełącz firmę

Przełączanie widocznej firmy w menu konta, gdy ten sam e-mail ma dostęp do kilku firm (bez ponownego logowania).

Kategoria

Etykieta widoczna przy fakturze; zestaw kategorii ustala zwykle nasz zespół we współpracy z firmą klienta (to nie to samo co tagi, definiowane po stronie firmy).

Tag

Etykieta po stronie firmy, do oznaczania faktur według własnych potrzeb (zarządzanie: rozdz. 12; strona ).

Kolumny własne

Dodatkowe pola (np. notatki, flagi), które można wypełniać przy fakturach (rozdz. 13) — definicje w .

Stałe

Zestaw wartości pomocniczych dla firmy (np. powtarzalne opisy) — .

Grupa widoczności

Zestaw reguł: które faktury widzi dany pracownik oraz czy może zarządzać tagami, kolumnami lub innymi pracownikami (rozdz. 15.5–15.6; ).

Pojęcia historyczne (dawne logowanie dwuetapowe — rozdz. 4.H, 16): hasło główne portalu, login „Główne”, hasło tymczasowe — zastąpione linkiem aktywacyjnym / resetu.

4. Jak się zalogować (krok po kroku)

W portalu firmowym obowiązuje logowanie e-mailem i hasłem (jeden ekran). Nie wpisuje się NIP-u ani hasła głównego firmy.

4.1. Adres strony

Adres (link) do portalu otrzymuje się od naszego zespołu, z wiadomości aktywacyjnej albo od osoby, która zapraszała do systemu. Zaleca się zapisanie go w zakładkach przeglądarki.

4.2. Pierwsze logowanie po zaproszeniu

1. Link z wiadomości e-mail prowadzi do strony aktywacji konta.
2. Należy ustawić hasło (zgodnie z wymaganiami na ekranie) i zakończyć aktywację.
3. Po aktywacji następuje automatyczne wejście do portalu.

4.3. Kolejne logowania

1. Wejść na adres portalu.
2. Wpisać adres e-mail przypisany do konta.
3. Wpisać hasło.
4. Rozwiązać zadanie weryfikacji bezpieczeństwa (CAPTCHA) na ekranie.
5. Kliknąć Zaloguj.

Na ekranie logowania klienta może być link do osobnej ścieżki dla personelu biura — z punktu widzenia firmy klienta można go pominąć.

4.4. Logowanie z nowego urządzenia

Przy logowaniu z urządzenia, którego portal jeszcze nie rozpoznaje, system wyśle jednorazowy kod na ten sam adres e-mail. Po wpisaniu kodu urządzenie zostaje zapamiętane na 30 dni — przez ten czas kolejne logowania z tego urządzenia nie wymagają kodu.

4.5. Zapomniane hasło

Na ekranie logowania dostępny jest link „Zapomniałem hasła” / „Nie pamiętam hasła”. Po podaniu adresu e-mail (i weryfikacji CAPTCHA) system wyśle wiadomość z linkiem do ustawienia nowego hasła — jeśli konto istnieje. Ze względów bezpieczeństwa ekran nie informuje, czy dany adres jest w systemie (szczegóły: rozdz. 17).

4.6. Dostęp do wielu firm

Jeśli ten sam adres e-mail ma dostęp do kilku firm, po zalogowaniu można przełączać firmę w menu konta (Przełącz firmę / Firmy) bez ponownego logowania i bez osobnego hasła na każdą firmę. Nie trzeba łączyć kont przez Dodaj konto ani podawać hasła głównego firmy — dostęp wynika z zaproszeń / członkostwa na tym samym e-mailu.

4.7. Po zalogowaniu

Wyświetla się Panel klienta — lista dokumentów (faktur) przypisanych do danej firmy (z uwzględnieniem widoczności, w przypadku konta pracowniczego z ograniczeniami).

4.8. Częste problemy

• „Nieprawidłowe dane logowania” — należy sprawdzić e-mail i hasło; upewnić się, że nie ma zbędnych spacji.
• Prośba o odczekanie przed ponowną próbą — po kilku nieudanych próbach logowania system wymusza krótką przerwę; należy poczekać i spróbować ponownie.
• Brak kodu weryfikacyjnego urządzenia — sprawdzić skrzynkę e-mail (także folder spam); można poprosić o ponowne wysłanie kodu na ekranie weryfikacji.
• Brak maila aktywacyjnego — sprawdzić spam; poprosić administratora firmy o ponowne Wyślij link (Pracownicy) albo skontaktować się z naszym zespołem.

Historycznie: do sierpnia 2026 klienci wchodzili do portalu przez NIP i hasło główne firmy.

Ten sposób logowania został wycofany — obowiązuje logowanie e-mailem i własnym hasłem każdej osoby.

Dostęp dla nowej osoby nadaje administrator firmy w Pracownicy, wysyłając zaproszenie na jej e-mail.

5. Menu, przełączanie firmy, aktualności i wygląd

Górny pasek (widoczny po zalogowaniu) składa się z:

• Logo EasyKSeF — powrót do panelu (Panel klienta lub biura, zależnie od roli).
• Zakładki: Panel (lista dokumentów), Aktualności, Wsparcie. Przy nowych wpisach mogą pojawić się czerwone znaczniki.
• Ikona Pomocy (?) — otwiera tę instrukcję (/instrukcja-portalu).
• Ikona motywu — przełącza tryb jasny / ciemny; ustawienie jest zapamiętywane w przeglądarce.
• Ikona konta — menu użytkownika (patrz niżej).

Na wąskim ekranie (telefon) zakładki oraz ikony Pomocy i motywu chowają się pod menu hamburger (trzy kreski); instrukcję i motyw można tam wybrać z listy.

Menu konta (ikona użytkownika) zawiera m.in.:

• Panel Klienta ,
• Zarządzanie Tagami ,
• Pracownicy (wg roli),
• Przełącz firmę — gdy ten sam e-mail ma dostęp do kilku firm,
• Wyloguj.

Skróty do kolumn własnych , stałych , reguł tagów i formatowania warunkowego znajdują się w panelu bocznym na liście dokumentów (sekcja Konfiguracja) — nie w menu konta.

Wyloguj — należy z niego korzystać po zakończeniu pracy na cudzym komputerze.

Czas sesji — po dłuższej przerwie lub następnego dnia możliwe jest wyświetlenie prośby o ponowne logowanie. Jest to zachowanie prawidłowe.

6. Wymuszona zmiana hasła użytkownika

Jeśli hasło zostało zresetowane (np. linkiem resetu z e-maila albo na prośbę zgłoszoną do naszego zespołu), przy następnym wejściu do aplikacji może zostać wyświetlony formularz zmiany hasła na cały ekran.

1. Wpisać nowe hasło dwa razy.
2. Po zapisaniu należy zalogować się ponownie (system może automatycznie wylogować użytkownika po udanej zmianie).

Typowe wymagania co do hasła:

• minimum 8 znaków,
• co najmniej jedna wielka i jedna mała litera,
• co najmniej jedna cyfra.

Treść komunikatów na ekranie jest nadrzędna — należy zapoznać się z nią uważnie.

7. Panel klienta — lista dokumentów

7.1. Górna część ekranu

• „Twoje dokumenty” (nagłówek w aplikacji) — tabela faktur.
• Przyciski Kolumny oraz Zaktualizuj z KSeF — opisane w dalszych rozdziałach.

7.2. Statystyki po lewej

• Faktur w zakresie — ile dokumentów wynika z aktualnych filtrów, wybranego zakresu dat oraz filtra Kierunek na liście.

7.2.5. Panel boczny — Konfiguracja

Pod statystykami, w sekcji Konfiguracja, znajdują się skróty m.in. do: Aktualności, Kolumn własnych, Stałych, Zarządzania tagami, Reguł tagów, Formatowania warunkowego, Pracowników (wg roli) oraz Hasła głównego portalu (administrator firmy). To uzupełnienie zakładek i menu konta — te same strony, wygodniejszy dostęp z panelu dokumentów.

7.3. Filtr „Kierunek”

• Wszystkie — sprzedaż i zakup razem.
• Sprzedaż — faktury wystawione przez daną firmę.
• Zakup — faktury od dostawców (koszty).

7.4. Filtry pod nagłówkiem tabeli

Można zawężać listę m.in. po datach, tagach, typach, statusach — dokładny zestaw pól zależy od widocznych kolumn.

Wskazówka: jeśli lista jest pusta, należy najpierw zweryfikować filtry oraz zakres dat w oknie synchronizacji z KSeF (np. gdy pobrano niedawno wyłącznie wąski okres).

8. Aktualizacja z KSeF („Zaktualizuj z KSeF”)

1. Kliknąć Zaktualizuj z KSeF.
2. W oknie „Aktualizacja KSeF” wybrać zakres dat (od–do), za który mają zostać pobrane lub odświeżone faktury. Data końcowa nie może być w przyszłości. Zakres nie może być szerszy niż 3 miesiące — przy zbyt długim okresie program wyświetli komunikat o konieczności zawężenia dat.
3. Kliknąć Zaktualizuj.

W trakcie pobierania widoczny jest postęp. Można anulować operację (przycisk przy pasku postępu), jeśli trwa zbyt długo.

Po zakończeniu zwykle pojawi się krótkie podsumowanie: ile dokumentów nowych, zaktualizowanych i pominiętych.

Gdy coś pójdzie nie tak

• „Sesja KSeF wygasła. Spróbuj ponownie.” — należy ponowić próbę; jeśli komunikat się powtarza, zgłosić to naszemu zespołowi — po stronie serwera lub certyfikatu może być potrzebna interwencja techniczna.
• Inny błąd — należy zanotować datę, godzinę i NIP, wykonać zrzut ekranu i skontaktować się z naszym zespołem.

9. Kolumny na liście

Przycisk Kolumny otwiera okno „Kolumny tabeli” — pozwala wybrać, jakie informacje mają się pojawiać w tabeli. Wybór jest zapisywany na koncie użytkownika i powinien być taki sam po zalogowaniu z innego urządzenia.

Obok tabeli dostępne są też przyciski Filtruj, Sortuj oraz — gdy skonfigurowane — zapisane widoki i presety filtrów. Umożliwiają szybkie zawężenie listy bez ręcznego ustawiania wszystkich pól od nowa.

Podwójne kliknięcie w niektóre komórki (gdy aplikacja na to pozwala) umożliwia szybką edycję wartości; czasem podpowiedź pojawia się po najechaniu myszką.

10. Menu przy wierszu faktury (trzy kropki)

11. Okno podglądu faktury

Po jednej stronie (lub u góry na małym ekranie) znajdują się m.in.:

• ID dokumentu, kontrahenta, datę,
• Dotyczy działalności (Tak/Nie) — do zmiany w trybie edycji,
• Kategorię — lista wartości ustalonych we współpracy z naszym zespołem (przy uprawnieniu do edycji widoczne jest pole wyboru),
• Tagi — jeśli są zdefiniowane w firmie (osobno mogą pojawić się Etykiety z integracji księgowej — tylko do odczytu),
• pola kolumn własnych i stałych, jeśli zostały skonfigurowane.

Po drugiej stronie (lub poniżej) jest czytelny widok treści faktury.

Zapis — po edycji danych należy zapisać zmiany przyciskiem w oknie. Zamknięcie bez zapisu może spowodować utratę wprowadzonych danych.

12. Zarządzanie tagami

Należy przejść do strony zarządzania tagami (zakładka Panel → panel boczny Konfiguracja, menu konta lub bezpośredni adres /tag-management). Na tej samej stronie jest też przycisk Reguły tagów — automatyczne przypisywanie tagów według warunków (osobna strona konfiguracji).

12.1. Lista tagów

Nagłówek strony: „Zarządzanie Tagami”. Tabela zawiera m.in. nazwę (jako kolorowy „chip”), opis, kolor (próbka + kod) oraz datę utworzenia.

• Przy pełnych uprawnieniach widoczny jest przycisk „Nowy Tag” oraz w każdym wierszu edycja i usuwanie.
• Pracownicy z ograniczeniami mogą widzieć listę bez tworzenia ani edycji definicji — wtedy listę tagów prowadzi osoba uprawniona (np. administrator).

Usuwanie tagu z listy usuwa definicję z portalu; przed usunięciem warto sprawdzić, czy tag nie jest kluczowy dla filtrów lub raportów wewnętrznych firmy.

12.2. Tworzenie lub edycja tagu — pole po polu

Okno otwiera się przez „Nowy Tag” (tytuł okna: „Nowy tag”) albo ikonkę edycji („Edytuj tag”).

1. Nazwa tagu (wymagane, max 100 znaków)
   Krótka etykieta widoczna na fakturach i w filtrach.

2. Opis (opcjonalnie) (max 500 znaków, kilka linii)
   Notatka dla osób administrujących tagami — nie jest osobnym polem na wydruku faktury; służy do ustalenia, po co tag istnieje.

3. Kolor tagu
   Wybór w próbniku barw (widok spektrum). Obok wyświetlany jest kwadrat podglądu w wybranym kolorze. Kolor odróżnia tagi na liście dokumentów i w podglądzie faktury.

Na dole okna: Anuluj oraz Utwórz (nowy tag) albo Zapisz (edycja).

12.3. Przypisywanie tagów do faktur

Przypisania wykonuje się w oknie podglądu / edycji faktury — wybiera się tam tagi z listy wartości zdefiniowanych w firmie (dokładny układ zależy od ekranu i uprawnień).

13. Kolumny własne

Kolumny własne to definicje dodatkowych pól przy fakturach (tekst, liczba, data, tak/nie, lista zamknięta). Wartości wprowadza się w podglądzie faktury (oraz — tam gdzie aplikacja na to pozwala — częściowo z poziomu tabeli dokumentów). Stronę definicji znajdziesz w (/custom-columns).

Kto może tworzyć definicje — zależy od grupy widoczności i roli: pełne prawa mają zwykle administratorzy firmy; pracownicy często mogą tylko wypełniać wartości na fakturach (bez zakładania nowych kolumn).

13.1. Lista kolumn na stronie „Kolumny własne”

Przy uprawnieniach do definicji widoczny jest przycisk „Nowa Kolumna”.

Tabela — przykładowe kolumny:

13.2. Kreator kolumny („Nowa Kolumna” / edycja) — pole po polu

Tytuły okien: „Nowa Kolumna Własna” oraz „Edytuj Kolumnę”.

1. Nazwa kolumny (wymagane, max 100 znaków)
   Nagłówek widoczny przy fakturze i na liście (np. „Numer zlecenia”, „Uwagi księgowe”).

2. Opis (opcjonalny) (max 500 znaków)
   Wyjaśnienie dla osób wprowadzających dane.

3. Typ danych (wymagany wybór)
   - Tekst — dowolny tekst.
   - Liczba — wartość liczbowa.
   - Data — wybór daty.
   - Tak/Nie — wartość logiczna.
   - Wyliczenie — lista dozwolonych odpowiedzi; pojawia się pole „Dozwolone wartości (jedna na linię)”. Każda niepusta linia to osobna pozycja listy wyboru. Kolejność linii = kolejność na liście rozwijanej (zgodnie z podpowiedzią w programie). Przy tym typie trzeba podać co najmniej jedną linię z treścią.

4. Kolejność wyświetlania (liczba ≥ 0)
   Steruje kolejnością pól (zwykle mniejsza liczba = wyżej na liście pól). Przy tworzeniu kolejnego pola program często podpowiada następny wolny numer.

5. Aktywna (tylko przy edycji istniejącej kolumny)
   Przełącznik dostępności pola przy fakturach.

6. Uzupełnij automatycznie na podstawie (przełącznik)
   Po włączeniu pojawia się wielokrotny wybór „Kolumny źródłowe” — to pola systemowe faktury dostępne w danej instalacji portalu (konkretna lista zależy od konfiguracji).
   Idea: przy zapisie faktury system może podpowiedzieć wartość kolumny własnej na podstawie najczęstszej kombinacji wybranych kolumn źródłowych (jak w podpowiedzi na ekranie).
   Jeśli przełącznik jest włączony, należy wskazać co najmniej jedną kolumnę źródłową — inaczej zapis się nie powiedzie (walidacja w oknie).

Na dole: Anuluj / Zapisz.

13.3. Krótka ściąga — kolumny własne

14. Stałe — po co to jest i jak z tego korzystać

Idea w jednym zdaniu: „Stała” to gotowa wartość tekstowa zapisana pod nazwą, którą można jednym kliknięciem wstawić np. do opisu faktury albo do kolumny własnej typu tekst — bez wielokrotnego przepisywania tych samych zdań, numerów MPK, adresów itp.

14.1. Strona „Zarządzanie Stałymi” (pełna lista)

Dostęp: panel boczny Konfiguracja na liście dokumentów → Stałe (/constants).

Góra strony — wyszukiwanie i filtry

• „Szukaj po nazwie” — wyszukuje po nazwie stałej, wartości (treści wstawianej) oraz opisie (jeśli jest).
• „Filtruj według kategorii” — zawęża listę do jednej kategorii (folderu logicznego); można wyczyścić filtr, aby ponownie wyświetlić całość.
• „Pokaż nieaktywne stałe” — przełącznik: domyślnie widoczne są głównie aktywne stałe; po włączeniu widoczne są także wyłączone z użytku (nie znikają na zawsze — można je przywrócić).

Tabela — co oznaczają kolumny

Przyciski przy stałej (ikony)

• Ołówek — edycja (ten sam kreator co przy tworzeniu).
• Dwa dokumenty — duplikuj: otwiera formularz z podpowiedzianymi polami (wygodne przy tworzeniu wariantu „jak poprzednia, ale z inną wartością”).
• Kosz (przy aktywnej) — dezaktywuj: stała znika z wyboru przy fakturach, dane nie giną.
• Przy nieaktywnej: przywróć albo usuń trwale (ostrożnie z trwałym usunięciem).

Nowa Stała — otwiera kreator (patrz niżej).

14.2. Kreator stałej („Nowa Stała” / edycja) — pole po polu

Po kliknięciu Nowa Stała lub Edytuj wyświetla się formularz. Należy go wypełnić z góry na dół:

1. Nazwa stałej (wymagane, max 100 znaków)
   - Tekst widoczny w menu.
   - Podpowiedź z programu: „Nazwa wyświetlana w menu wyboru”.
   - Przykład: Opis - biuro centrala, MPK - dział IT.

2. Wartość (wymagane, max 500 znaków)
   - Tekst, który faktycznie wstawi się do opisu lub kolumny.
   - Podpowiedź z programu: „Wartość, która zostanie wstawiona”.
   - Może to być jedna linijka albo dłuższy fragment — liczy się limit znaków.

3. Kategoria (opcjonalna) — trzy opcje wzajemnie wykluczające się (radio):
   - Bez kategorii — stała leży „luźno”; w oknie wyboru trafi pod „Bez kategorii”.
   - Wybierz istniejącą — pojawia się lista kategorii już używanych w innych stałych.
   - Utwórz nową — pole „Nazwa nowej kategorii” (max 50 znaków). Przykłady z podpowiedzi programu: MPK, Centra kosztów.
   Kategoria to tylko porządek — nie zmienia treści wstawianej wartości.

4. Opis (opcjonalny) (max 500 znaków, kilka linii)
   - Notatka dla osób administrujących stałymi: np. „używać tylko do faktur zagranicznych”. Nie trafia na fakturę.

5. Kolejność wyświetlania (liczba ≥ 0)
   - Im mniejsza liczba, tym wyżej stała pojawia się w swojej grupie przy sortowaniu.
   - Przy tworzeniu pierwszej stałej program zwykle podpowiada kolejne wolne miejsce.

6. Aktywna (tylko przy edycji istniejącej stałej)
   - Przełącznik: czy stała ma być dostępna do wstawiania przy fakturach.

Na dole: Anuluj (porzuca zmiany) / Zapisz (zapisuje stałą i zamyka okno).

14.3. Wstawianie stałej z podglądu faktury (bez przechodzenia na listę)

1. Otworzyć fakturę: Podgląd + opis lub Edytuj opis (menu trzy kropki przy wierszu).
2. Przejść w tryb edycji (ikonka ołówka / „Edytuj opis”).
3. Przy polu „Opis Faktury” z prawej strony jest ikonka zakładek (podpowiedź po najechaniu: „Wstaw stałą”). To samo przy kolumnie własnej typu tekst — ta sama ikonka obok pola.

Co się dzieje po kliknięciu?
Otwiera się okno „Wybierz Stałą”:

• U góry pole szukania — filtruje po nazwie, wartości i opisie.
• Poniżej zwijane sekcje — jedna sekcja na kategorię (np. „MPK”, „Bez kategorii”). Przy nazwie kategorii widać licznik stałych w środku.
• Każda stała: pogrubiona nazwa, pod spodem wartość (czcionka maszynowa), opcjonalnie opis po myślniku.
• Kliknięcie w blok stałej (nazwa + wartość) wstawia wartość do pola, z którego otwarto wybór, i zamyka okno (chyba że uprzednio dodano nową stałą — patrz niżej).

Dodawanie nowej stałej „w locie” z tego okna

• Plus przy nagłówku kategorii — otwiera małe okno „Dodaj stałą” z nagłówkiem: „Szybko dodaj stałą do kategorii: …” (albo „Bez kategorii”). Pola: Nazwa, Wartość, Opis (opcjonalnie) → Dodaj / Anuluj. Po dodaniu stała od razu pojawia się na liście i można ją wybrać.
• Ikona kopiowania / duplikatu przy konkretnej stałej — okno „Duplikuj stałą”: pola wypełnione jak w wzorcu; po korekcie np. nazwy lub wartości zapisuje się nową stałą.

Ważne: w oknie wyboru widoczne są wyłącznie stałe aktywne. Nieaktywne należy najpierw przywrócić na stronie zarządzania stałymi.

14.4. Krótka ściąga — kiedy co robić

15. Pracownicy, konto w portalu i grupy widoczności

15.1. Lista pracowników

Pracownicy (/pracownicy) — lista osób w firmie.

W praktyce stronę widzą administratorzy firmy oraz pracownicy, którym nadano prawo do zarządzania pracownikami (m.in. przełącznik „Zarządzanie pracownikami” w formularzu grupy widoczności — rozdz. 15.6, sekcja B). Jeśli po wejściu na /pracownicy pojawia się zabroniony dostęp, rola użytkownika nie obejmuje tej funkcji — należy zwrócić się do administratora firmy.

Na liście:

• Pokaż zarchiwizowanych — czy mają się pojawić osoby wycofane z widoku (archiwum).
• Dodaj pracownika — nowa karta osoby (/pracownicy/nowy).
• Grupy widoczności — przycisk tylko u administratora firmy; prowadzi do listy szablonów (rozdz. 15.5).
• Edycja (ikonka ołówka) — karta pracownika (/pracownicy/edycja/…).
• Archiwizuj (ikonka archiwum) — po potwierdzeniu osoba znika z listy aktywnych; konto portalowe (jeśli było) nie jest z automatu usuwane z bazy — osoba nie jest już widoczna jako aktywny pracownik. Decyzje personalne i dostępowe należy doprecyzować zgodnie z polityką firmy.

15.2. Karta pracownika — dane, HR, adresy

Formularz nowego i istniejącego pracownika ma ten sam układ sekcji.

Dane podstawowe

• Imię, Nazwisko — wymagane.
• Drugie imię, Data urodzenia — opcjonalnie.

Dane wrażliwe (szyfrowane)

Rozwijana sekcja „Dane wrażliwe (szyfrowane)” — program informuje, że m.in. PESEL, dane dokumentu tożsamości i numer rachunku bankowego są przechowywane w formie zaszyfrowanej.

Pola obejmują m.in.: PESEL, obywatelstwo, imiona rodziców, miejsce urodzenia, typ i numer dokumentu, datę i podmiot wydania dokumentu, numer rachunku. Z punktu widzenia zapisu karty są opcjonalne — wypełnia się je według wewnętrznych procedur HR i RODO.

Adresy

Osobne bloki dla rodzajów adresów (m.in. zamieszkania, zameldowania, korespondencji). W każdym bloku: ulica i numer, kod pocztowy, miejscowość, gmina, powiat, kraj (podpowiedź: dwuliterowy kod ISO, np. PL).

Dla adresów innych niż zamieszkania można zaznaczyć „Adres taki sam jak główny (zamieszkania)” — wtedy pola stają się tylko do odczytu i powielają adres zamieszkania.

Ostatni zapis HR (odczyt)

Na karcie istniejącego pracownika, jeśli w systemie jest zapis, może pojawić się sekcja „Ostatni zapis HR (odczyt)” — tabela z m.in. obowiązuje od/do, NIP dodatkowego zatrudnienia, statusem studenta, datą utworzenia wpisu. To tylko podgląd danych zapisanych po stronie systemu — nie jest to formularz do ręcznej edycji pełnej kartoteki HR.

Zapis karty

Anuluj — powrót do listy bez zapisu. Zapisz — zapisuje dane pracownika i ustawienia widoczne na tej karcie (w tym konto portalowe i widoczność — sekcje poniżej).

15.3. Konto portalowe przy pracowniku

W edycji pracownika sekcja „Konto portalowe”:

• Dostęp ustawia się przez adres e-mail i zaproszenie (status konta: m.in. Do wysłania / Wysłane / Aktywny). Link aktywacyjny wysyła się przyciskiem Wyślij link.
• Pracownik sam ustawia hasło po kliknięciu w link z wiadomości — nie przekazuje się hasła tymczasowego ani hasła głównego firmy.

Jak taka osoba się loguje?
Strona główna portalu → e-mail + hasło (ustawione przy aktywacji) → ewentualnie kod urządzenia → panel. Przy dostępie do kilku firm: Przełącz firmę w menu konta.

15.4. Widoczność faktur — dwie strategie (dla pracownika z kontem portalowym)

Sekcja „Widoczność faktur (konto portalowe)” jest widoczna przy tworzeniu konta albo gdy konto już istnieje.

Opcja A — „Grupa dostępu” (zalecane przy większej liczbie pracowników)

• Należy wybrać gotową pozycję z listy „Grupa” (utworzoną w Grupy widoczności).
• Plus: zmiana reguł w jednym miejscu aktualizuje widok u wszystkich przypisanych do tej grupy.
• Link „Zarządzaj grupami” / przycisk „Nowa grupa…” — skróty do listy i tworzenia szablonów (rozdz. 15.5).

Opcja B — „Własne warunki”

• Ustawia się te same rodzaje reguł co w grupie, lecz wyłącznie dla danej osoby (ten sam edytor warunków co w rozdz. 15.6, sekcja C).
• Rozwiązanie ma zastosowanie przy wyjątkach albo przy jednym nietypowym koncie.

15.5. Grupy widoczności faktur — lista i tworzenie

Grupy widoczności faktur (/pracownicy/grupy-widocznosci) — lista szablonów.

Tekst pod tytułem w programie mówi wprost: to szablony warunków połączonych operacją AND, przypisywane do kont pracowników; zmiana grupy od razu zmienia dostęp wszystkim, którzy mają tę grupę.

• Nowa grupa — pusty formularz (/pracownicy/grupy-widocznosci/nowy).
• Edytuj — zmiana nazwy, uprawnień i warunków (/pracownicy/grupy-widocznosci/edycja/…).
• Usuń grupę (w edycji grupy) — po potwierdzeniu w oknie dialogowym.

Ważne — kiedy usunięcie się nie uda: jeśli którykolwiek pracownik ma nadal wybraną tę grupę w polu „Grupa” na swojej karcie, system odmawia usunięcia szablonu i wyświetla komunikat. Najpierw na kartach pracowników należy zmienić grupę (albo przełączyć na własne warunki), następnie usunąć szablon z listy grup.

15.6. Formularz grupy — krok po kroku (bardzo dokładnie)

A) Nazwa grupy

„Nazwa grupy” — dowolna czytelna nazwa dla użytkowników portalu (max 120 znaków), np. Tylko dział handlowy, Faktury zakupowe 2025. Dla systemu nie ma znaczenia — ważne są warunki poniżej.

B) Trzy przełączniki — „co pracownik może robić w portalu”

Nagłówek: „Uprawnienia pracowników portalu przypisanych do tej grupy”.
Podpowiedź z programu: „Domyślnie wyłączone. Dotyczy tylko roli pracownik firmy z kontem portalowym używającym tej grupy jako szablonu widoczności.”

Co to znaczy w skrócie: te trzy opcje działają tylko dla konta typu pracownik firmy, które ma przypisaną tę grupę. Administrator firmy i typowe konta z pełnymi prawami i tak mają szerokie uprawnienia — te przełączniki ich nie dotyczą w tym samym sensie.

Jeśli wszystkie trzy są wyłączone, pracownik to typowo „tylko widzi wybrane faktury i uzupełnia opisy” — bez administrowania strukturą firmy w portalu.

C) Warunki widoczności faktur — „wszystkie naraz muszą pasować”

Nagłówek: „Warunki (wszystkie muszą być spełnione)”. To jest logika AND (i jednocześnie):

• Przy zapisie grupy system wymaga co najmniej jednego warunku — pustej grupy nie da się zapisać (wyświetlany jest komunikat w stylu: dodaj co najmniej jeden warunek).
• Przy „własnych warunkach” na karcie pojedynczego pracownika technicznie można pozostawić listę warunków pustą — wtedy pracownik z rolą pracownik firmy może widzieć wszystkie faktury firmy (tak działa obecna logika). Zwykle nie jest to pożądane — należy albo dodać warunki, albo przypisać gotową grupę.
• Po dodaniu kilku wierszy warunków faktura musi spełnić każdy z nich jednocześnie, aby pracownik mógł ją zobaczyć.

Przycisk „Dodaj warunek” — dodaje kolejny wiersz. W każdym wierszu są pola:

1. Kolumna — która cecha faktury bierze udział w regule (np. data, kwota, typ, tag, status). Nazwy są po polsku tak, jak na liście dokumentów.
2. Operator — jak porównujemy kolumnę z wartością. Dostępne operatory zależą od typu kolumny. Przykłady z programu:
   - tekst: zawiera, równa się, różna od, zaczyna się od, kończy się na;
   - liczba / kwota: większa niż, mniejsza niż, między (wtedy pojawia się druga wartość „Wartość do”);
   - data: m.in. równa się, większa / mniejsza, między (data + data do), w miesiącu (wtedy osobno rok i miesiąc 1–12);
   - tak/nie: równa się / różna od;
   - tagi: zawiera tag / nie zawiera tagu (wybór z listy tagów firmy);
   - typ faktury: często autouzupełnianie po wpisywaniu.
3. Wartość (lub dwie wartości przy „między”) — to, z czym porównujemy zawartość faktury.
4. Kosz na końcu wiersza — usuwa ten warunek.

Przykład myślowy:
Warunek 1: kolumna Tag — zawiera tag — Handel.
Warunek 2: kolumna Data — w miesiącu — rok 2025, miesiąc 3.
Wtedy pracownik widzi tylko faktury, które jednocześnie mają tag Handel i są w marcu 2025.

D) Zapis

Zapisz — zapisuje grupę. Anuluj / Lista grup — wyjście bez zapisu (wg wybranego przycisku).

15.7. Najczęstsze pytania o widoczność

„Pracownik nic nie widzi” — należy sprawdzić, czy warunki AND nie są zbyt wąskie (np. dwa warunki wykluczają się w praktyce).
„Pracownik widzi wszystkie faktury” — możliwe przyczyny: ma rolę administrator firmy (lub starsze konto z pełnym dostępem); albo jest pracownikiem firmy, ale ma pustą listę własnych warunków i nie jest przypisany do grupy z regułami — patrz rozdz. 15.4 przy zapisie „własnych warunków”.
„Nie da się zapisać grupy” — grupa musi mieć minimum jeden warunek widoczności.
„Nie można usunąć grupy” — najpewniej któryś pracownik ma ją nadal wybraną na karcie pracownika; patrz uwaga w rozdz. 15.5.
„Nie widać Grup widoczności” — funkcja dotyczy wyłącznie administratora firmy; pozostali użytkownicy powinni zwrócić się do administratora o zmianę.

Historycznie: do sierpnia 2026 klienci wchodzili do portalu przez NIP i hasło główne firmy.

Ten sposób logowania został wycofany — obowiązuje logowanie e-mailem i własnym hasłem każdej osoby.

Dostęp dla nowej osoby nadaje administrator firmy w Pracownicy, wysyłając zaproszenie na jej e-mail.

17. Zapomniane hasło — co robić?

Na ekranie logowania (e-mail + hasło) dostępny jest link „Zapomniałem hasła” / „Nie pamiętam hasła”. Po podaniu adresu e-mail i weryfikacji CAPTCHA system wysyła link do ustawienia nowego hasła — jeśli konto istnieje. Ekran nie potwierdza, czy adres jest w systemie. Szczegóły kroków: rozdz. 4.5.

W razie braku wiadomości należy sprawdzić folder spam albo skontaktować się z administratorem firmy / naszym zespołem (ponowne zaproszenie lub reset).

Załącznik — dawny sposób (logowanie dwuetapowe)

W dawnym modelu nie było przycisku „zapomniałem hasła” na e-mail. Reset hasła użytkownika zgłaszano do zespołu lub administratora; przekazywano hasło tymczasowe z wymuszeniem zmiany (rozdz. 6). Hasło główne zmieniał administrator (rozdz. 16). To nie jest bieżąca procedura.

18. Komunikat o zabronionym dostępie

Może się pojawić przy starym adresie zapisanym w zakładkach albo gdy sesja wygasła. Rozwiązanie: należy ponownie wejść na adres startowy portalu i zalogować się e-mailem i hasłem.

19. Najczęstsze pytania (FAQ)

20. Gdzie szukać pomocy?

1. Ta instrukcja — ikona Pomocy (?) na górnym pasku lub adres /instrukcja-portalu (także bez logowania ze strony startowej).
2. Aktualności — zakładka na górnym pasku; komunikaty o zmianach w portalu od operatora.
3. Wsparcie — zakładka na górnym pasku; zgłoszenia i rozmowy z zespołem (gdy funkcja jest włączona dla firmy).
4. Administrator firmy w organizacji użytkownika — pracownicy portalu (karty, konta, archiwum), grupy widoczności, zaproszenia (Wyślij link), tagi i kolumny własne po stronie firmy.
5. Nasz zespół — pierwsze wejście / aktywacja, problemy z synchronizacją z KSeF, kategorie ustalane we współpracy z nami, pomoc przy resecie hasła (o ile taki podział obowiązków został uzgodniony w umowie lub procedurach).

21. Nota prawna (uproszczona)

EasyKSeF ułatwia pracę na dokumentach pochodzących z KSeF. Obowiązki prawne związane z fakturami i ich archiwizacją pozostają po stronie firmy oraz — w granicach umowy o świadczenie usług księgowych — po naszej stronie, zgodnie z obowiązującymi przepisami. W razie wątpliwości należy skonsultować się z doradcą podatkowym lub księgowym.