Instrukcja obsługi portalu

1. Czym jest EasyKSeF?

EasyKSeF to internetowa aplikacja, która pomaga przeglądać i porządkować faktury ujawnione w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF).

W praktyce dostępne są m.in. następujące możliwości:

• pobranie z KSeF listy faktur za wybrany okres,
• filtrowanie i sortowanie dokumentów na liście,
• otwarcie podglądu faktury w czytelnej formie,
• pobranie pliku XML lub PDF,
• dopisanie własnego opisu, tagów i innych informacji pomocnych w pracy — w zakresie nadanych uprawnień.

Aplikacja nie zastępuje oficjalnej strony Ministerstwa Finansów ani programu księgowego — ułatwia zbiór i przegląd dokumentów z KSeF w jednym miejscu.

2. Dla kogo jest ta instrukcja?

Dla osób logujących się do portalu firmowego: administratorów firmy, pracowników z kontem w portalu oraz innych użytkowników, którym nadano dostęp.

W przypadku braku informacji o loginie i haśle albo o źródle hasła głównego przy pierwszym logowaniu — dane te przekazuje zwykle nasz zespół lub osoba z zespołu, która zakładała konto w danej firmie.

3. Słowniczek — najważniejsze pojęcia

NIP

Dziesięciocyfrowy identyfikator firmy (bez spacji i kresek).

KSeF

Państwowy system e-faktur; tam powstają i są przechowywane „oryginały” elektronicznych faktur.

Hasło główne portalu (firmowe)

Wspólne hasło na pierwszy ekran (razem z NIP); szczegółowo: rozdz. 4.0. To zupełnie inne hasło niż hasło konkretnego użytkownika na drugim kroku logowania.

Użytkownik portalu

Konto z loginem i hasłem, które wybiera się po poprawnym wpisaniu NIP i hasła głównego firmy.

Administrator firmy

Konto z pełnymi uprawnieniami w firmie (m.in. hasło główne portalu, grupy widoczności, pracownicy). W aplikacji może być widoczna nazwa roli np. „Admin firmy”.

Login „Główne”

Bardzo częsta nazwa pierwszego konta administratora firmy na drugim ekranie logowania (szczegóły: rozdz. 4.0.1). To nie to samo co hasło główne portalu — choć na starcie oba mogły zostać ustawione tym samym ciągiem znaków przy zakładaniu firmy.

Pracownik firmy

Konto z ograniczeniami; czasem nie może samodzielnie tworzyć tagów ani definicji kolumn — zależy od ustawień grupy widoczności ustalonych przez administratora firmy.

Kategoria

Etykieta widoczna przy fakturze; zestaw kategorii ustala zwykle nasz zespół we współpracy z firmą klienta (to nie to samo co tagi, definiowane po stronie firmy).

Tag

Etykieta po stronie firmy, do oznaczania faktur według własnych potrzeb (zarządzanie: rozdz. 12; strona ).

Kolumny własne

Dodatkowe pola (np. notatki, flagi), które można wypełniać przy fakturach (rozdz. 13) — definicje w .

Stałe

Zestaw wartości pomocniczych dla firmy (np. powtarzalne opisy) — .

Grupa widoczności

Zestaw reguł: które faktury widzi dany pracownik oraz czy może zarządzać tagami, kolumnami lub innymi pracownikami (rozdz. 15.5–15.6; ).

4. Jak się zalogować (krok po kroku)

4.0. Hasło główne portalu firmy — co to jest (niniejszą sekcję zaleca się przeczytać w pierwszej kolejności)

Po co są dwa rodzaje haseł?
Logowanie jest dwuetapowe:

1. Krok 1 — „wejście do firmy”: należy wpisać NIP oraz hasło główne portalu (hasło wspólne dla całej firmy na tym pierwszym ekranie).
2. Krok 2 — „który pracownik”: należy wybrać login (konto użytkownika) i wpisać hasło użytkownika (osobiste dla danego loginu).

Hasło główne portalu to zatem hasło do pierwszego kroku — „klucz do lobby”, a hasła użytkowników to „klucze do własnych pokoi”. Bez poprawnego hasła głównego nie uzyska się dostępu do listy loginów — nawet przy znanym haśle użytkownika.

Kto zna hasło główne?
Zwykle:

• osoba, która w danej firmie zakładała pierwsze konto (często administrator firmy) oraz
• nasz zespół, jeśli hasło zostało przekazane przy wdrożeniu.

Hasło główne nie jest tym samym co hasło pierwszego użytkownika — chyba że przy zakładaniu konta świadomie ustawiono jedną wartość na oba miejsca (wtedy nadal są to dwa pola w systemie: pierwszy ekran vs drugi ekran).

Czy każdy pracownik musi znać hasło główne?
Tak, jeśli pracownik loguje się samodzielnie od strony głównej: najpierw wpisuje NIP i hasło główne, potem własny login i hasło użytkownika.
Jeśli nie zamierza się udostępniać hasła głównego szerzej, należy ustalić to wewnętrznie w firmie (np. tylko administrator i bezpieczne miejsce na hasło) albo zwrócić się do naszego zespołu o pomoc przy polityce dostępu.

Kiedy należy zmienić hasło główne?
Np. gdy osoba znająca hasło odchodzi z firmy, gdy hasło mogło wyciec, lub po prostu co jakiś czas (dobra praktyka). Zmienia je administrator firmy w menu „Hasło główne portalu” (rozdz. 16). Zmiana hasła głównego nie zmienia samoczynnie haseł poszczególnych loginów.

Pierwsze logowanie po utworzeniu firmy
System może kazać od razu ustawić nowe hasło główne (ekran „Zmiana hasła głównego firmy”) — wtedy stare hasło z pisma / maila przestaje obowiązywać po udanej zmianie.

Częste pomyłki

• „Wpisano hasło z maila na drugim ekranie” — na drugim ekranie obowiązuje hasło użytkownika (dla wybranego loginu), nie hasło główne.
• „Wszyscy mają ten sam login” — loginy są osobne; wspólne jest wyłącznie hasło główne na krok 1 oraz NIP.

4.0.1. Konto „Główne” na liście użytkowników — co to jest i jakie ma hasło

Na drugim ekranie logowania (wybór użytkownika) bardzo często na liście pojawia się login Główne. To zwykle główne konto administratora firmy w portalu — to, które pierwsze zakłada się przy wdrożeniu (w tym przy imporcie danych), chyba że przy zakładaniu firmy wybrano inny login.

Jakie jest hasło do konta „Główne”?

• To jest zwykłe hasło użytkownika na drugi krok logowania (tak jak dla każdego innego loginu na liście).
• Przy standardowym zakładaniu firmy jednym hasłem w formularzu (tak postępuje nasz zespół przy rejestracji) to samo hasło, które wpisuje się na pierwszym ekranie jako hasło główne portalu, jest ustawiane równocześnie jako hasło pierwszego użytkownika (często właśnie loginu „Główne”). Innymi słowy: zaraz po założeniu konta często można wpisać ten sam ciąg znaków na krok 1 (hasło główne) i na krok 2 (hasło użytkownika „Główne”) — dopóki osobno nie zmieni się hasła głównego albo hasła użytkownika „Główne”, oba pozostają identyczne.
• Jeśli przy zakładaniu użyto hasła tymczasowego i wymuszenia zmiany — pierwsze logowanie „Główne” będzie wymagało tego tymczasowego hasła (lub procedury, którą dostarczył nasz zespół), a potem system każe ustawić nowe hasło użytkownika.
• Jeśli na liście nie ma „Główne”, tylko np. nazwisko lub inny login — jest to sytuacja prawidłowa; administrator mógł od początku posługiwać się innym loginem. Zasady są takie same: na drugi krok wchodzi hasło danego konta, przekazane przy konfiguracji.

Podsumowanie jednym zdaniem: „Główne” to login, nie rodzaj hasła; hasło to hasło tego konta — często początkowo identyczne z hasłem głównym portalu, dopóki któreś z nich nie zostanie zmienione osobno.

4.1. Adres strony

Adres (link) do portalu otrzymuje się od naszego zespołu albo od osoby z zespołu, która zapraszała do systemu. Zaleca się zapisanie go w zakładkach przeglądarki.

4.2. Pierwszy ekran: „Logowanie do portalu firmowego”

1. Wpisać NIP firmy (10 cyfr).
2. Wpisać hasło główne portalu (czasem nazywane hasłem firmowym).
3. Kliknąć Dalej.

Częste problemy

• „Nieprawidłowe dane” — należy zweryfikować NIP i hasło główne; upewnić się, że nie występują zbędne spacje.
• Na pierwszym ekranie może być link do osobnej ścieżki logowania dla personelu biura — z punktu widzenia firmy klienta link ten można pominąć; właściwa ścieżka to NIP + hasło główne + Dalej.

4.3. Pierwsza zmiana hasła głównego (jeśli się pojawi)

Po pierwszym poprawnym użyciu hasła głównego system może wymagać jednorazowej zmiany hasła głównego firmy (ekran „Zmiana hasła głównego firmy”).

1. Wpisać nowe hasło główne dwa razy (zgodnie z komunikatami na ekranie).
2. Zapisać hasło w bezpiecznym miejscu.

Jeśli pojawi się informacja o wygasłej sesji, należy wrócić na początek logowania i powtórzyć kroki od NIP i hasła głównego.

4.4. Drugi ekran: wybór użytkownika

1. Z listy wybrać login (konto użytkownika).
2. Wpisać hasło użytkownika (hasło do tego konta — nie hasło główne z pierwszego ekranu).
3. Zalogować się.

Częste problemy

• „Sesja wygasła lub link jest nieprawidłowy” — nie należy wklejać adresu drugiego kroku „z pamięci przeglądarki” bez przejścia całej ścieżki. Należy rozpocząć od pierwszego ekranu: NIP, hasło główne, Dalej.
• Hasło użytkownika nie działa, choć NIP i hasło główne są poprawne — być może trzeba najpierw dokończyć wymuszoną zmianę hasła głównego albo skontaktować się z administratorem firmy lub z naszym zespołem.

4.5. Po zalogowaniu

Wyświetla się Panel klienta — lista dokumentów (faktur) przypisanych do danej firmy (z uwzględnieniem widoczności, w przypadku konta pracowniczego z ograniczeniami).

5. Menu, wylogowanie, wygląd

• Ikona konta na górnym pasku — m.in. skróty do panelu , tagów , kolumn własnych , stałych , pracowników (wg roli), hasła głównego (dla administratora firmy) oraz Wyloguj.
• Tryb jasny / ciemny — obok menu konta; ustawienie jest zapamiętywane w przeglądarce.
• Wyloguj — należy z niego korzystać po zakończeniu pracy na cudzym komputerze.

Czas sesji — po dłuższej przerwie lub następnego dnia możliwe jest wyświetlenie prośby o ponowne logowanie. Jest to zachowanie prawidłowe.

6. Wymuszona zmiana hasła użytkownika

Jeśli hasło zostało zresetowane (np. na prośbę zgłoszoną do naszego zespołu), przy następnym wejściu do aplikacji może zostać wyświetlony formularz zmiany hasła na cały ekran.

1. Wpisać nowe hasło dwa razy.
2. Po zapisaniu należy zalogować się ponownie (system może automatycznie wylogować użytkownika po udanej zmianie).

Typowe wymagania co do hasła:

• minimum 8 znaków,
• co najmniej jedna wielka i jedna mała litera,
• co najmniej jedna cyfra.

Treść komunikatów na ekranie jest nadrzędna — należy zapoznać się z nią uważnie.

7. Panel klienta — lista dokumentów

7.1. Górna część ekranu

• „Twoje dokumenty” (nagłówek w aplikacji) — tabela faktur.
• Przyciski Kolumny oraz Zaktualizuj z KSeF — opisane w dalszych rozdziałach.

7.2. Statystyki po lewej

• Faktury — ile dokumentów wynika z aktualnych filtrów na liście.
• Do korekty — ile pozycji ma status wymagający uwagi (np. „Wymaga uwagi” lub „Błąd”). Szczegóły ustala się w kolumnach lub w podglądzie pojedynczej faktury.

7.3. Filtr „Kierunek”

• Wszystkie — sprzedaż i zakup razem.
• Sprzedaż — faktury wystawione przez daną firmę.
• Zakup — faktury od dostawców (koszty).

7.4. Filtry pod nagłówkiem tabeli

Można zawężać listę m.in. po datach, tagach, typach, statusach — dokładny zestaw pól zależy od widocznych kolumn.

Wskazówka: jeśli lista jest pusta, należy najpierw zweryfikować filtry oraz zakres dat w oknie synchronizacji z KSeF (np. gdy pobrano niedawno wyłącznie wąski okres).

8. Aktualizacja z KSeF („Zaktualizuj z KSeF”)

1. Kliknąć Zaktualizuj z KSeF.
2. W oknie „Aktualizacja KSeF” wybrać zakres dat (od–do), za który mają zostać pobrane lub odświeżone faktury. Data końcowa nie może być w przyszłości.
3. Kliknąć Zaktualizuj.

W trakcie pobierania widoczny jest postęp. Można anulować operację (przycisk przy pasku postępu), jeśli trwa zbyt długo.

Po zakończeniu zwykle pojawi się krótkie podsumowanie: ile dokumentów nowych, zaktualizowanych i pominiętych.

Gdy coś pójdzie nie tak

• „Sesja KSeF wygasła. Spróbuj ponownie.” — należy ponowić próbę; jeśli komunikat się powtarza, zgłosić to naszemu zespołowi — po stronie serwera lub certyfikatu może być potrzebna interwencja techniczna.
• Inny błąd — należy zanotować datę, godzinę i NIP, wykonać zrzut ekranu i skontaktować się z naszym zespołem.

9. Kolumny na liście

Przycisk Kolumny pozwala wybrać, jakie informacje mają się pojawiać w tabeli.

Jeśli układ kolumn „nie pamięta się” na innym komputerze, należy zwrócić się do naszego zespołu lub administratora firmy — zależy to od sposobu zapisu preferencji w danej instalacji portalu.

Podwójne kliknięcie w niektóre komórki (gdy aplikacja na to pozwala) umożliwia szybką edycję wartości; czasem podpowiedź pojawia się po najechaniu myszką.

10. Menu przy wierszu faktury (trzy kropki)

11. Okno podglądu faktury

Po jednej stronie (lub u góry na małym ekranie) znajdują się m.in.:

• ID dokumentu, kontrahenta, datę,
• Dotyczy działalności (Tak/Nie) — do zmiany w trybie edycji,
• Kategorię — lista wartości ustalonych we współpracy z naszym zespołem (przy uprawnieniu do edycji widoczne jest pole wyboru),
• Tagi — jeśli są zdefiniowane w firmie,
• pola kolumn własnych i stałych, jeśli zostały skonfigurowane.

Po drugiej stronie (lub poniżej) jest czytelny widok treści faktury.

Zapis — po edycji danych należy zapisać zmiany przyciskiem w oknie. Zamknięcie bez zapisu może spowodować utratę wprowadzonych danych.

12. Zarządzanie tagami

Należy przejść do strony zarządzania tagami (menu konta lub skrót z panelu). Bezpośredni adres: /tag-management.

12.1. Lista tagów

Nagłówek strony: „Zarządzanie Tagami”. Tabela zawiera m.in. nazwę (jako kolorowy „chip”), opis, kolor (próbka + kod) oraz datę utworzenia.

• Przy pełnych uprawnieniach widoczny jest przycisk „Nowy Tag” oraz w każdym wierszu edycja i usuwanie.
• Pracownicy z ograniczeniami mogą widzieć listę bez tworzenia ani edycji definicji — wtedy listę tagów prowadzi osoba uprawniona (np. administrator).

Usuwanie tagu z listy usuwa definicję z portalu; przed usunięciem warto sprawdzić, czy tag nie jest kluczowy dla filtrów lub raportów wewnętrznych firmy.

12.2. Tworzenie lub edycja tagu — pole po polu

Okno otwiera się przez „Nowy Tag” (tytuł okna: „Nowy tag”) albo ikonkę edycji („Edytuj tag”).

1. Nazwa tagu (wymagane, max 100 znaków)
   Krótka etykieta widoczna na fakturach i w filtrach.

2. Opis (opcjonalnie) (max 500 znaków, kilka linii)
   Notatka dla osób administrujących tagami — nie jest osobnym polem na wydruku faktury; służy do ustalenia, po co tag istnieje.

3. Kolor tagu
   Wybór w próbniku barw (widok spektrum). Obok wyświetlany jest kwadrat podglądu w wybranym kolorze. Kolor odróżnia tagi na liście dokumentów i w podglądzie faktury.

Na dole okna: Anuluj oraz Utwórz (nowy tag) albo Zapisz (edycja).

12.3. Przypisywanie tagów do faktur

Przypisania wykonuje się w oknie podglądu / edycji faktury — wybiera się tam tagi z listy wartości zdefiniowanych w firmie (dokładny układ zależy od ekranu i uprawnień).

13. Kolumny własne

Kolumny własne to definicje dodatkowych pól przy fakturach (tekst, liczba, data, tak/nie, lista zamknięta). Wartości wprowadza się w podglądzie faktury (oraz — tam gdzie aplikacja na to pozwala — częściowo z poziomu tabeli dokumentów). Stronę definicji znajdziesz w (/custom-columns).

Kto może tworzyć definicje — zależy od grupy widoczności i roli: pełne prawa mają zwykle administratorzy firmy; pracownicy często mogą tylko wypełniać wartości na fakturach (bez zakładania nowych kolumn).

13.1. Lista kolumn na stronie „Kolumny własne”

Przy uprawnieniach do definicji widoczny jest przycisk „Nowa Kolumna”.

Tabela — przykładowe kolumny:

13.2. Kreator kolumny („Nowa Kolumna” / edycja) — pole po polu

Tytuły okien: „Nowa Kolumna Własna” oraz „Edytuj Kolumnę”.

1. Nazwa kolumny (wymagane, max 100 znaków)
   Nagłówek widoczny przy fakturze i na liście (np. „Numer zlecenia”, „Uwagi księgowe”).

2. Opis (opcjonalny) (max 500 znaków)
   Wyjaśnienie dla osób wprowadzających dane.

3. Typ danych (wymagany wybór)
   - Tekst — dowolny tekst.
   - Liczba — wartość liczbowa.
   - Data — wybór daty.
   - Tak/Nie — wartość logiczna.
   - Wyliczenie — lista dozwolonych odpowiedzi; pojawia się pole „Dozwolone wartości (jedna na linię)”. Każda niepusta linia to osobna pozycja listy wyboru. Kolejność linii = kolejność na liście rozwijanej (zgodnie z podpowiedzią w programie). Przy tym typie trzeba podać co najmniej jedną linię z treścią.

4. Kolejność wyświetlania (liczba ≥ 0)
   Steruje kolejnością pól (zwykle mniejsza liczba = wyżej na liście pól). Przy tworzeniu kolejnego pola program często podpowiada następny wolny numer.

5. Aktywna (tylko przy edycji istniejącej kolumny)
   Przełącznik dostępności pola przy fakturach.

6. Uzupełnij automatycznie na podstawie (przełącznik)
   Po włączeniu pojawia się wielokrotny wybór „Kolumny źródłowe” — to pola systemowe faktury dostępne w danej instalacji portalu (konkretna lista zależy od konfiguracji).
   Idea: przy zapisie faktury system może podpowiedzieć wartość kolumny własnej na podstawie najczęstszej kombinacji wybranych kolumn źródłowych (jak w podpowiedzi na ekranie).
   Jeśli przełącznik jest włączony, należy wskazać co najmniej jedną kolumnę źródłową — inaczej zapis się nie powiedzie (walidacja w oknie).

Na dole: Anuluj / Zapisz.

13.3. Krótka ściąga — kolumny własne

14. Stałe — po co to jest i jak z tego korzystać

Idea w jednym zdaniu: „Stała” to gotowa wartość tekstowa zapisana pod nazwą, którą można jednym kliknięciem wstawić np. do opisu faktury albo do kolumny własnej typu tekst — bez wielokrotnego przepisywania tych samych zdań, numerów MPK, adresów itp.

14.1. Strona „Zarządzanie Stałymi” (pełna lista)

Dostęp: menu konta lub skrót z panelu → Zarządzanie Stałymi (/constants).

Góra strony — wyszukiwanie i filtry

• „Szukaj po nazwie” — wyszukuje po nazwie stałej, wartości (treści wstawianej) oraz opisie (jeśli jest).
• „Filtruj według kategorii” — zawęża listę do jednej kategorii (folderu logicznego); można wyczyścić filtr, aby ponownie wyświetlić całość.
• „Pokaż nieaktywne stałe” — przełącznik: domyślnie widoczne są głównie aktywne stałe; po włączeniu widoczne są także wyłączone z użytku (nie znikają na zawsze — można je przywrócić).

Tabela — co oznaczają kolumny

Przyciski przy stałej (ikony)

• Ołówek — edycja (ten sam kreator co przy tworzeniu).
• Dwa dokumenty — duplikuj: otwiera formularz z podpowiedzianymi polami (wygodne przy tworzeniu wariantu „jak poprzednia, ale z inną wartością”).
• Kosz (przy aktywnej) — dezaktywuj: stała znika z wyboru przy fakturach, dane nie giną.
• Przy nieaktywnej: przywróć albo usuń trwale (ostrożnie z trwałym usunięciem).

Nowa Stała — otwiera kreator (patrz niżej).

14.2. Kreator stałej („Nowa Stała” / edycja) — pole po polu

Po kliknięciu Nowa Stała lub Edytuj wyświetla się formularz. Należy go wypełnić z góry na dół:

1. Nazwa stałej (wymagane, max 100 znaków)
   - Tekst widoczny w menu.
   - Podpowiedź z programu: „Nazwa wyświetlana w menu wyboru”.
   - Przykład: Opis - biuro centrala, MPK - dział IT.

2. Wartość (wymagane, max 500 znaków)
   - Tekst, który faktycznie wstawi się do opisu lub kolumny.
   - Podpowiedź z programu: „Wartość, która zostanie wstawiona”.
   - Może to być jedna linijka albo dłuższy fragment — liczy się limit znaków.

3. Kategoria (opcjonalna) — trzy opcje wzajemnie wykluczające się (radio):
   - Bez kategorii — stała leży „luźno”; w oknie wyboru trafi pod „Bez kategorii”.
   - Wybierz istniejącą — pojawia się lista kategorii już używanych w innych stałych.
   - Utwórz nową — pole „Nazwa nowej kategorii” (max 50 znaków). Przykłady z podpowiedzi programu: MPK, Centra kosztów.
   Kategoria to tylko porządek — nie zmienia treści wstawianej wartości.

4. Opis (opcjonalny) (max 500 znaków, kilka linii)
   - Notatka dla osób administrujących stałymi: np. „używać tylko do faktur zagranicznych”. Nie trafia na fakturę.

5. Kolejność wyświetlania (liczba ≥ 0)
   - Im mniejsza liczba, tym wyżej stała pojawia się w swojej grupie przy sortowaniu.
   - Przy tworzeniu pierwszej stałej program zwykle podpowiada kolejne wolne miejsce.

6. Aktywna (tylko przy edycji istniejącej stałej)
   - Przełącznik: czy stała ma być dostępna do wstawiania przy fakturach.

Na dole: Anuluj (porzuca zmiany) / Zapisz (zapisuje stałą i zamyka okno).

14.3. Wstawianie stałej z podglądu faktury (bez przechodzenia na listę)

1. Otworzyć fakturę: Podgląd + opis lub Edytuj opis (menu trzy kropki przy wierszu).
2. Przejść w tryb edycji (ikonka ołówka / „Edytuj opis”).
3. Przy polu „Opis faktury” z prawej strony jest ikonka zakładek (podpowiedź po najechaniu: „Wstaw stałą”). To samo przy kolumnie własnej typu tekst — ta sama ikonka obok pola.

Co się dzieje po kliknięciu?
Otwiera się okno „Wybierz Stałą”:

• U góry pole szukania — filtruje po nazwie, wartości i opisie.
• Poniżej zwijane sekcje — jedna sekcja na kategorię (np. „MPK”, „Bez kategorii”). Przy nazwie kategorii widać licznik stałych w środku.
• Każda stała: pogrubiona nazwa, pod spodem wartość (czcionka maszynowa), opcjonalnie opis po myślniku.
• Kliknięcie w blok stałej (nazwa + wartość) wstawia wartość do pola, z którego otwarto wybór, i zamyka okno (chyba że uprzednio dodano nową stałą — patrz niżej).

Dodawanie nowej stałej „w locie” z tego okna

• Plus przy nagłówku kategorii — otwiera małe okno „Dodaj stałą” z nagłówkiem: „Szybko dodaj stałą do kategorii: …” (albo „Bez kategorii”). Pola: Nazwa, Wartość, Opis (opcjonalnie) → Dodaj / Anuluj. Po dodaniu stała od razu pojawia się na liście i można ją wybrać.
• Ikona kopiowania / duplikatu przy konkretnej stałej — okno „Duplikuj stałą”: pola wypełnione jak w wzorcu; po korekcie np. nazwy lub wartości zapisuje się nową stałą.

Ważne: w oknie wyboru widoczne są wyłącznie stałe aktywne. Nieaktywne należy najpierw przywrócić na stronie zarządzania stałymi.

14.4. Krótka ściąga — kiedy co robić

15. Pracownicy, konto w portalu i grupy widoczności

15.1. Lista pracowników

Pracownicy (/pracownicy) — lista osób w firmie.

W praktyce stronę widzą administratorzy firmy oraz pracownicy, którym nadano prawo do zarządzania pracownikami (m.in. przełącznik „Zarządzanie pracownikami” w formularzu grupy widoczności — rozdz. 15.6, sekcja B). Jeśli po wejściu na /pracownicy pojawia się zabroniony dostęp, rola użytkownika nie obejmuje tej funkcji — należy zwrócić się do administratora firmy.

Na liście:

• Pokaż zarchiwizowanych — czy mają się pojawić osoby wycofane z widoku (archiwum).
• Dodaj pracownika — nowa karta osoby (/pracownicy/nowy).
• Grupy widoczności — przycisk tylko u administratora firmy; prowadzi do listy szablonów (rozdz. 15.5).
• Edycja (ikonka ołówka) — karta pracownika (/pracownicy/edycja/…).
• Archiwizuj (ikonka archiwum) — po potwierdzeniu osoba znika z listy aktywnych; konto portalowe (jeśli było) nie jest z automatu usuwane z bazy — osoba nie jest już widoczna jako aktywny pracownik. Decyzje personalne i dostępowe należy doprecyzować zgodnie z polityką firmy.

15.2. Karta pracownika — dane, HR, adresy

Formularz nowego i istniejącego pracownika ma ten sam układ sekcji.

Dane podstawowe

• Imię, Nazwisko — wymagane.
• Drugie imię, Data urodzenia — opcjonalnie.

Dane wrażliwe (szyfrowane)

Rozwijana sekcja „Dane wrażliwe (szyfrowane)” — program informuje, że m.in. PESEL, dane dokumentu tożsamości i numer rachunku bankowego są przechowywane w formie zaszyfrowanej.

Pola obejmują m.in.: PESEL, obywatelstwo, imiona rodziców, miejsce urodzenia, typ i numer dokumentu, datę i podmiot wydania dokumentu, numer rachunku. Z punktu widzenia zapisu karty są opcjonalne — wypełnia się je według wewnętrznych procedur HR i RODO.

Adresy

Osobne bloki dla rodzajów adresów (m.in. zamieszkania, zameldowania, korespondencji). W każdym bloku: ulica i numer, kod pocztowy, miejscowość, gmina, powiat, kraj (podpowiedź: dwuliterowy kod ISO, np. PL).

Dla adresów innych niż zamieszkania można zaznaczyć „Adres taki sam jak główny (zamieszkania)” — wtedy pola stają się tylko do odczytu i powielają adres zamieszkania.

Ostatni zapis HR (odczyt)

Na karcie istniejącego pracownika, jeśli w systemie jest zapis, może pojawić się sekcja „Ostatni zapis HR (odczyt)” — tabela z m.in. obowiązuje od/do, NIP dodatkowego zatrudnienia, statusem studenta, datą utworzenia wpisu. To tylko podgląd danych zapisanych po stronie systemu — nie jest to formularz do ręcznej edycji pełnej kartoteki HR.

Zapis karty

Anuluj — powrót do listy bez zapisu. Zapisz — zapisuje dane pracownika i ustawienia widoczne na tej karcie (w tym konto portalowe i widoczność — sekcje poniżej).

15.3. Konto portalowe przy pracowniku

W edycji pracownika sekcja „Konto portalowe”:

• Można utworzyć konto logowania (rola: pracownik firmy): login + hasło, opcjonalnie „Wymuś zmianę hasła przy pierwszym logowaniu”.
• Jeśli konto już istnieje, wyświetla się komunikat „Przypisane konto: …” z loginem.

Jak taka osoba się loguje?
Tak samo jak reszta firmy: strona główna → NIP + hasło główne portalu → Dalej → wybór loginu tego pracownika → hasło użytkownika.
(Na formularzu pracownika jest skrót mówiący o samym loginie — w praktyce pierwszy krok z NIP jest nadal wymagany.)

15.4. Widoczność faktur — dwie strategie (dla pracownika z kontem portalowym)

Sekcja „Widoczność faktur (konto portalowe)” jest widoczna przy tworzeniu konta albo gdy konto już istnieje.

Opcja A — „Grupa dostępu” (zalecane przy większej liczbie pracowników)

• Należy wybrać gotową pozycję z listy „Grupa” (utworzoną w Grupy widoczności).
• Plus: zmiana reguł w jednym miejscu aktualizuje widok u wszystkich przypisanych do tej grupy.
• Link „Zarządzaj grupami” / przycisk „Nowa grupa…” — skróty do listy i tworzenia szablonów (rozdz. 15.5).

Opcja B — „Własne warunki”

• Ustawia się te same rodzaje reguł co w grupie, lecz wyłącznie dla danej osoby (ten sam edytor warunków co w rozdz. 15.6, sekcja C).
• Rozwiązanie ma zastosowanie przy wyjątkach albo przy jednym nietypowym koncie.

15.5. Grupy widoczności faktur — lista i tworzenie

Grupy widoczności faktur (/pracownicy/grupy-widocznosci) — lista szablonów.

Tekst pod tytułem w programie mówi wprost: to szablony warunków połączonych operacją AND, przypisywane do kont pracowników; zmiana grupy od razu zmienia dostęp wszystkim, którzy mają tę grupę.

• Nowa grupa — pusty formularz (/pracownicy/grupy-widocznosci/nowy).
• Edytuj — zmiana nazwy, uprawnień i warunków (/pracownicy/grupy-widocznosci/edycja/…).
• Usuń grupę (w edycji grupy) — po potwierdzeniu w oknie dialogowym.

Ważne — kiedy usunięcie się nie uda: jeśli którykolwiek pracownik ma nadal wybraną tę grupę w polu „Grupa” na swojej karcie, system odmawia usunięcia szablonu i wyświetla komunikat. Najpierw na kartach pracowników należy zmienić grupę (albo przełączyć na własne warunki), następnie usunąć szablon z listy grup.

15.6. Formularz grupy — krok po kroku (bardzo dokładnie)

A) Nazwa grupy

„Nazwa grupy” — dowolna czytelna nazwa dla użytkowników portalu (max 120 znaków), np. Tylko dział handlowy, Faktury zakupowe 2025. Dla systemu nie ma znaczenia — ważne są warunki poniżej.

B) Trzy przełączniki — „co pracownik może robić w portalu”

Nagłówek: „Uprawnienia pracowników portalu przypisanych do tej grupy”.
Podpowiedź z programu: „Domyślnie wyłączone. Dotyczy tylko roli pracownik firmy z kontem portalowym używającym tej grupy jako szablonu widoczności.”

Co to znaczy w skrócie: te trzy opcje działają tylko dla konta typu pracownik firmy, które ma przypisaną tę grupę. Administrator firmy i typowe konta z pełnymi prawami i tak mają szerokie uprawnienia — te przełączniki ich nie dotyczą w tym samym sensie.

Jeśli wszystkie trzy są wyłączone, pracownik to typowo „tylko widzi wybrane faktury i uzupełnia opisy” — bez administrowania strukturą firmy w portalu.

C) Warunki widoczności faktur — „wszystkie naraz muszą pasować”

Nagłówek: „Warunki (wszystkie muszą być spełnione)”. To jest logika AND (i jednocześnie):

• Przy zapisie grupy system wymaga co najmniej jednego warunku — pustej grupy nie da się zapisać (wyświetlany jest komunikat w stylu: dodaj co najmniej jeden warunek).
• Przy „własnych warunkach” na karcie pojedynczego pracownika technicznie można pozostawić listę warunków pustą — wtedy pracownik z rolą pracownik firmy może widzieć wszystkie faktury firmy (tak działa obecna logika). Zwykle nie jest to pożądane — należy albo dodać warunki, albo przypisać gotową grupę.
• Po dodaniu kilku wierszy warunków faktura musi spełnić każdy z nich jednocześnie, aby pracownik mógł ją zobaczyć.

Przycisk „Dodaj warunek” — dodaje kolejny wiersz. W każdym wierszu są pola:

1. Kolumna — która cecha faktury bierze udział w regule (np. data, kwota, typ, tag, status). Nazwy są po polsku tak, jak na liście dokumentów.
2. Operator — jak porównujemy kolumnę z wartością. Dostępne operatory zależą od typu kolumny. Przykłady z programu:
   - tekst: zawiera, równa się, różna od, zaczyna się od, kończy się na;
   - liczba / kwota: większa niż, mniejsza niż, między (wtedy pojawia się druga wartość „Wartość do”);
   - data: m.in. równa się, większa / mniejsza, między (data + data do), w miesiącu (wtedy osobno rok i miesiąc 1–12);
   - tak/nie: równa się / różna od;
   - tagi: zawiera tag / nie zawiera tagu (wybór z listy tagów firmy);
   - typ faktury: często autouzupełnianie po wpisywaniu.
3. Wartość (lub dwie wartości przy „między”) — to, z czym porównujemy zawartość faktury.
4. Kosz na końcu wiersza — usuwa ten warunek.

Przykład myślowy:
Warunek 1: kolumna Tag — zawiera tag — Handel.
Warunek 2: kolumna Data — w miesiącu — rok 2025, miesiąc 3.
Wtedy pracownik widzi tylko faktury, które jednocześnie mają tag Handel i są w marcu 2025.

D) Zapis

Zapisz — zapisuje grupę. Anuluj / Lista grup — wyjście bez zapisu (wg wybranego przycisku).

15.7. Najczęstsze pytania o widoczność

„Pracownik nic nie widzi” — należy sprawdzić, czy warunki AND nie są zbyt wąskie (np. dwa warunki wykluczają się w praktyce).
„Pracownik widzi wszystkie faktury” — możliwe przyczyny: ma rolę administrator firmy (lub starsze konto z pełnym dostępem); albo jest pracownikiem firmy, ale ma pustą listę własnych warunków i nie jest przypisany do grupy z regułami — patrz rozdz. 15.4 przy zapisie „własnych warunków”.
„Nie da się zapisać grupy” — grupa musi mieć minimum jeden warunek widoczności.
„Nie można usunąć grupy” — najpewniej któryś pracownik ma ją nadal wybraną na karcie pracownika; patrz uwaga w rozdz. 15.5.
„Nie widać Grup widoczności” — funkcja dotyczy wyłącznie administratora firmy; pozostali użytkownicy powinni zwrócić się do administratora o zmianę.

16. Hasło główne portalu (administrator firmy) — zmiana w menu

W menu konta (lub ze skrótu w panelu): „Hasło główne portalu” — tu administrator firmy ustawia lub zmienia hasło używane na pierwszym ekranie logowania (NIP + to hasło).

Przypomnienie: co to jest hasło główne i jak się ma do haseł użytkowników — rozdz. 4.0. Ta zmiana nie zmienia automatycznie haseł poszczególnych loginów na drugim kroku.

Na ekranie jest też wyjaśnienie dla firm, u których hasło główne trzeba było ustawić po raz pierwszy (np. gdy funkcja została dodana do istniejącego konta).

17. Zapomniane hasło — co robić?

W portalu nie ma przycisku „zapomniałem hasła” wysyłającego link na e-mail.

• Hasło użytkownika (drugi krok logowania) — reset należy zgłosić do naszego zespołu lub do administratora firmy, zgodnie z ustaleniami w danej organizacji. Po resecie przekazywane jest hasło tymczasowe; przy pierwszym logowaniu wymagane jest ustawienie nowego hasła (rozdział 6).
• Hasło główne portalu — zmienia administrator firmy w ustawieniach (rozdz. 16); co to jest — rozdz. 4.0. W przypadku braku dostępu do administratora firmy, należy skontaktować się z naszym zespołem.

Hasła tymczasowe najlepiej przekazywać telefonicznie lub innym bezpiecznym kanałem — nie zaleca się przesyłania ich przez publiczne czaty.

18. Komunikat o zabronionym dostępie

Może się pojawić przy starym adresie zapisanym w zakładkach albo gdy sesja wygasła. Rozwiązanie: należy ponownie wejść na adres startowy portalu od początku i zalogować się pełną ścieżką (NIP → ewentualnie zmiana hasła głównego → użytkownik i hasło).

19. Najczęstsze pytania (FAQ)

20. Gdzie szukać pomocy?

1. Administrator firmy w organizacji użytkownika — pracownicy portalu (karty, konta, archiwum), grupy widoczności, hasło główne, tagi i kolumny własne po stronie firmy.
2. Nasz zespół — pierwsze logowanie, dane dostępowe, problemy z synchronizacją z KSeF, kategorie ustalane we współpracy z nami, reset hasła użytkownika (o ile taki podział obowiązków został uzgodniony w umowie lub procedurach).

21. Nota prawna (uproszczona)

EasyKSeF ułatwia pracę na dokumentach pochodzących z KSeF. Obowiązki prawne związane z fakturami i ich archiwizacją pozostają po stronie firmy oraz — w granicach umowy o świadczenie usług księgowych — po naszej stronie, zgodnie z obowiązującymi przepisami. W razie wątpliwości należy skonsultować się z doradcą podatkowym lub księgowym.